Klæbu kommune

Dokumenthåndtering og journalføring

Dette er den siste forvaltningsrevisjonen i Klæbu kommune før sammenslåingen med Trondheim kommune. Temaet i forvaltningsrevisjonen er sammensatt og omfatter tre ulike områder som kontrollutvalget var interessert i å få vurdert før sammenslåingen. Det første temaet er om Klæbu kommune har oversikt over verdigjenstander som kommunen har, men som ikke framgår av kommunens anleggsregister. Revisor finner at kommunen har begrenset med verdigjenstander og anbefaler at kommunen lager en enkel registrering med blant annet bilde av verdigjenstander samt en vurdering av hvor disse bør plassere. Intensjonsavtalen med Trondheim kommune sier at verdigjenstander som er i Klæbu skal forbli i Klæbu.
Det andre temaet er hvilke rutiner og dokumentasjon som finnes på rør- og ledningsnettet. Klæbu kommune har i perioden 2014 til 2018 arbeidet med digitalisering av vann- og avløpsnettet samt etablert en rutine for registrering av nyanlegg. Kommunen har fått opplyst at digitaliseringen er gjort i programvare som enkelt kan kobles sammen med Trondheim kommune sitt system.
Den tredje delen handler om dokumenthåndtering og journalføring, spesielt på enheter utenfor kommunehuset. Klæbu kommune har en arkivplan som oppdateres løpende og hvor det finnes rutinebeskrivelser. Det mangler rutinebeskrivelser for dokumenthåndtering og journalføring ute på enhetene, men de har en innarbeidet praksis basert på opplæring og tett oppfølging fra arkivet i kommunen.
 
Rapporten finner du her.
 

 

 

 

 

 
Tips en venn Skriv ut