Eiendomsforvaltning

15. desember 2020
Nummer: FR 1136
Tema: Bygg og eiendom
Kommune: Oppdal kommune
 

Rapporten vurderer om kommunen har etablert hensiktsmessige systemer og rutiner for et godt, langsiktig vedlikehold av kommunale bygninger. Vi konkluderer med at kommunen har svakheter i system og rutiner for å ivareta dette. Det mangler mål og strategier for forvaltning av bygningsmassen, mangelfull rapportering på tilstand og vedlikeholdsbehov, brukeravtaler mellom bygningsavdelingen og enhetene kunne vært bedre avklart og forankret. System for budsjettering av vedlikehold er lite egnet for å ivareta et langsiktig planlagt vedlikehold.

Rapporten vurderer videre om mugg og soppskader ved BOAS ble fanget opp og grepet tak i på en tilfredsstillende måte. Vi konkluderer med at kommunen i hovedsak har rutiner og systemer for å varsle og utbedre dårlig inneklima i bygg. Det er imidlertid ulik forståelse og praksis for rutinene. Vi konkluderer også med at det er mangler i kommunens systemer over dokumentasjon over hva som ble utført av arbeid knyttet til BOAS. Videre at det tok flere år før det ble grepet tak i utfordringene og at diagnosen over årsakene til vannskadene ble feil.  Dette medførte at både brukere og ansatte hadde dårlig inneklima over tid.

 

Internkontroll i barnevernet

15. desember 2020
Nummer: FR 1109
Kommune: Åfjord kommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon av internkontrollen i barnevernet i Åfjord kommune. Revisor undersøker om det felles internkontrollsystemet for deltakerkommunene i Fosen barneverntjeneste er implementert i Åfjord kommunes internkontrollsystem, hvordan avvik håndteres, og om det rapporteres til deltakerkommuner/kommunestyret i henhold til krav i internkontrollen.
 
Internkontrollen er i noen grad innarbeidet i kommunens egen internkontroll. Kommunen har vedtatt den reviderte rammeavtalen, og har fram til 2018 utarbeidet årlig bestillerbrev til barneverntjenesten. I 2020 preges kommunens arbeid med implementering av internkontroll når det gjelder barnevern, av at man venter på ny samarbeidsavtale som vil behandles høsten 2020. Revisor konkluderer derfor med at Åfjord kommune kun i noen grad har implementert Fosen barneverntjenestes internkontroll i eget system.
 
Det er etablert et system for registrering og oppfølging av avvik. Det har ikke blitt rapportert på avvik i tråd med internkontrollen. Revisor konkluderer med at avvik håndteres i tråd med internkontrollen, men at det finnes forbedringspotensial i å rapportere og få tilbakemelding om avvik på en tilfredsstillende måte.
 
Deltakerkommunene har ikke mottatt tilstandsrapporter siden 2017. Det sendes månedlige økonomirapporteringer og tertialrapporter. Det er ikke etablert rutiner for oversending av tilsynsrapporter, men det er dialog mellom barneverntjenesten og deltakerkommunene om dette. Barneverntjenesten og
kommunen deltar i felles forum, og dette bidrar til å sikre en god dialog mellom kommunen og barneverntjenesten. Revisor konkluderer med at det er noe mangelfull rapportering til deltakerkommunene iht. krav i internkontrollen.
 
Det er utarbeidet årsmelding med kommunespesifikke deler, men for 2019 mangler forbedringspunkter. Samtidig er mye av informasjonen fra årsmeldingen fra barneverntjenesten ikke tatt med videre i kommunes årsmelding. Revisor konkluderer at det ikke har blitt rapportert til kommunestyret iht. krav i internkontrollen.
 
Revisor har følgende anbefalinger:
  • Rådmannen bør sørge for å dokumentere og implementere internkontrollen i egen organisasjon.
  • Rådmannen bør sørge for at rapportering fra vertskommunen i henhold til avtalen blir etterlevd.
  • Årsmelding fra barneverntjenesten bør innarbeides i kommunens årsmelding som behandles i kommunestyret.
 

Fosen Renovasjon IKS - Eierskapskontroll/Forvaltningsrevisjon

11. desember 2020
Nummer: SK 1021
Kommune: Indre Fosen kommune
 
Revisor konkluderer med at Indre Fosen kommune har svakheter i sitt eierskap av Fosen Renovasjon IKS. Kommunen mangler en vedtatt eierskapsmelding. Innkallinger til representantskap er i flere tilfeller sendt ut for sent jf. tidsfristen, noe som må følges opp av eier. Det savnes også tydelige føringer/instruks for valgkomiteens arbeid ved valg av styre til selskapet, dette for å sikre et mest mulig komplementært styre til selskapet.
 
Det er fire tema i forvaltningsrevisjonen i selskapet.
  • Revisor konkluderer med at praksis for beregning av renovasjonsgebyret i Fosen Renovasjon IKS i hovedsak er i tråd med selvkostprinsippet. Det er likevel noen forbedringspunkter og krav knyttet til selskapets selvkostberegning som det må rettes oppmerksomhet mot. 
  • Revisor konkluderer med at selskapets rutiner for differensiering av renovasjonsgebyr er i tråd med regelverket. Det vil imidlertid være hensiktsmessig å vurdere bakgrunnen for differensieringen av gebyrene og da spesielt grunnlaget og nivået for differensiering av gebyrene til fritid og husholdning
  • Revisor konkluderer med at selskapets håndtering av redusert/fritak for renovasjonsgebyr i hovedsak er i tråd med regelverket.
  • Fosen Renovasjon IKS arbeider målrettet for å begrense forurensningen og utnytte avfallet som ressurs. Dette vises gjennom søkelyset på materialgjenvinningsgrad, sortering i fraksjoner og tiltak for å redusere mengden avfall. Selskapet vil imidlertid ha utfordringer med å nå nasjonale mål på området.

Fosen Renovasjon IKS - Eierskapskontroll/Forvaltningsrevisjon

11. desember 2020
Nummer: SK 1021
Kommune: Åfjord kommune
 
Revisor konkluderer med at Åfjord kommune utøver sitt eierskap i Fosen Renovasjon IKS i tråd med føringer og normer for god eierstyring. Det er imidlertid behov for revidering av eierskapsmeldingen. Innkallinger til representantskap er i flere tilfeller sendt ut for sent jf. tidsfristen, noe som må følges opp av eier. Det savnes også tydelige føringer/instruks for valgkomiteens arbeid ved valg av styre til selskapet, dette for å sikre et mest mulig komplementært styre til selskapet. Sikre tilstrekkelig opplæring av folkevalgte knyttet til eierstyring er og en sentral del i dette.
 
Det er fire tema i forvaltningsrevisjonen i selskapet.
  • Revisor konkluderer med at praksis for beregning av renovasjonsgebyret i Fosen Renovasjon IKS i hovedsak er i tråd med selvkostprinsippet. Det er likevel noen forbedringspunkter og krav knyttet til selskapets selvkostberegning som det må rettes oppmerksomhet mot. 
  • Revisor konkluderer med at selskapets rutiner for differensiering av renovasjonsgebyr er i tråd med regelverket. Det vil imidlertid være hensiktsmessig å vurdere bakgrunnen for differensieringen av gebyrene og da spesielt grunnlaget og nivået for differensiering av gebyrene til fritid og husholdning
  • Revisor konkluderer med at selskapets håndtering av redusert/fritak for renovasjonsgebyr i hovedsak er i tråd med regelverket.
  • Fosen Renovasjon IKS arbeider målrettet for å begrense forurensningen og utnytte avfallet som ressurs. Dette vises gjennom søkelyset på materialgjenvinningsgrad, sortering i fraksjoner og tiltak for å redusere mengden avfall. Selskapet vil imidlertid ha utfordringer med å nå nasjonale mål på området.

Fosen Renovasjon IKS - Eierskapskontroll/Forvaltningsrevisjon

11. desember 2020
Nummer: SK 1021
Kommune: Ørland kommune
 
Revisor konkluderer med at Ørland kommune utøver sitt eierskap i Fosen Renovasjon IKS i tråd med kommunestyrets vedtak og normer for god eierstyring. Imidlertid er innkallinger til representantskap i flere tilfeller sendt ut for sent jf. tidsfristen. Det savnes også tydelige føringer/instruks for valgkomiteens arbeid ved valg av styre til selskapet, dette for å sikre et mest mulig komplementært styre til selskapet.
Det er fire tema i forvaltningsrevisjonen i selskapet.
  • Revisor konkluderer med at praksis for beregning av renovasjonsgebyret i Fosen Renovasjon IKS i hovedsak er i tråd med selvkostprinsippet. Det er likevel noen forbedringspunkter og krav knyttet til selskapets selvkostberegning som det må rettes oppmerksomhet mot. 
  • Revisor konkluderer med at selskapets rutiner for differensiering av renovasjonsgebyr er i tråd med regelverket. Det vil imidlertid være hensiktsmessig å vurdere bakgrunnen for differensieringen av gebyrene, og da spesielt grunnlaget og nivået for differensiering av gebyrene til fritid og husholdning
  • Revisor konkluderer med at selskapets håndtering av redusert/fritak for renovasjonsgebyr i hovedsak er i tråd med regelverket.
  • Fosen Renovasjon IKS arbeider målrettet for å begrense forurensningen og utnytte avfallet som ressurs. Dette vises gjennom søkelyset på materialgjenvinningsgrad, sortering i fraksjoner og tiltak for å redusere mengden avfall. Selskapet vil imidlertid ha utfordringer med å nå nasjonale mål på området.

Samhandlingsreformen

08. desember 2020
Nummer: FR 1124
Kommune: Melhus kommune
 

Revisor har etter bestilling fra kontrollutvalget gjennomført en forvaltningsrevisjon i Melhus kommune med temaet «Samhandlingsreformen». Rapporten tar for seg temaene kapasitet, kompetanse og samarbeid med spesialisthelsetjenesten.

Revisor finner at Melhus kommune har gjort nødvendige tiltak for å tilpasse seg endringen i kapasitet som trengs etter samhandlingsreformen ble innført. Kommunen har et forbedringspotensial på å holde antallet overliggerdøgn på et minimum.

Melhus kommune arbeider med å lage kompetanseplaner, som inneholder kompetanseoversikter for alle enhetene. Revisor mener slike kompetanseplaner vil gjøre det lettere for kommune å finne ut hvilken kompetanse kommunen trenger for å ta imot alle utskrivningsklare pasienter.

Melhus kommune har en skriftlig samarbeidsavtale med St. Olavs Hospital. Samarbeidsavtalen oppfyller lovens krav. Den daglige kommunikasjonen mellom sykehus og kommune skjer mellom elektroniske meldinger.

Kommunens egen rutine for sjekking av elektroniske meldinger på kvelds-, natt og helgevakter oppfyller ikke de retningslinjene som er avtalt i samarbeidsavtalen med sykehuset. Intervjudata indikerer at praksis i all hovedsak følger kommunens egen rutine.

 

Revisor anbefaler at kommunen:

  • Fortsetter arbeidet med å holde antall overliggerdøgn hos spesialisthelsetjenesten på et minimum.
  • Ferdigstiller arbeider med kompetansekartlegging og -plan.
  • Sikrer at rutine og praksis for lesing av elektroniske meldinger samsvarer med samarbeidsavtalen med spesialisthelsetjenesten

 

 
 

Internkontroll i barnevernet

08. desember 2020
Nummer: FR 1133
Kommune: Osen kommune
 

Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon av internkontrollen i barnevernet i Osen kommune. Revisor har sett på om det felles internkontrollsystemet for deltakerkommunene i Fosen barneverntjeneste er implementert i Osen kommune, hvordan avvik håndteres, og om det rapporteres til deltakerkommuner/kommunestyret i henhold til krav i internkontrollen.

Funnene viser at Osen kommune ikke har et fungerende internkontrollsystem. Det betyr at felles internkontrollsystem ikke er implementert i Osen kommune. Avvik håndteres i tråd med internkontrollen, men rutinene framstår som sårbare, og det finnes forbedringspotensial i å rapportere om avvik på en tilfredsstillende måte. Revisor konkluderer videre med at det er noe mangelfull rapportering fra barnevernet til deltakerkommunene, i henhold til krav i internkontrollen. Med unntak av at det ikke er tatt med forbedringspunkter, er det rapportert til kommunestyret i henhold til kravene i internkontrollen.

Transparens og saksbehandling

27. november 2020
Nummer: FR 1101
Kommune: Sømna kommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling og transparens i Sømna kommune, bestilt av Sømna kontrollutvalg. Revisor undersøker om kommunen sikrer transparens i sin virksomhet og om kommunen sikrer tilfredsstillende saksbehandling på utvalgte områder.
 
Den første problemstillingen er: Sikrer kommunen transparens i sin virksomhet? Revisor konkluderer at kommunen til en viss grad sikrer transparens i sin virksomhet. Det er en utfordring at postjournalen verken er komplett eller oppdatert. Når det ikke er samkjørte systemer og oppgaver må gjøres manuelt, er det en risiko for at ikke alle postjournalverdige dokumenter havner i postlisten. Politiske saker er ikke lagt ut på en slik måte at man lett kan søke i disse. Revisor vurderer at kommunen ikke fullt ut ivaretar offentlighetsprinsippet for postlister og politiske dokumenter. Revisor har ikke holdepunkter for å si at kommunen ikke ivaretar kommunelovens bestemmelser om møteåpenhet.
 
Den andre problemstillingen er: Sikrer kommunen tilfredsstillende saksbehandling på utvalgte områder? Her konkluderer revisor med at det til en viss grad er sikret tilfredsstillende saksbehandling på utvalgte områder. Revisor vurderer at kommunen har etablert og etterlever rutiner for å sikre riktig behandling av saker innen skole og pleie og omsorg. Det er en svakhet at de ulike delene av kommunen benytter ulike systemer som ikke snakker sammen. Revisor har ingen data som tilsier at kommunen mangler kompetanse eller ressurser til å gjennomføre tilfredsstillende saksbehandling innen disse områdene, men det kan virke som at rekruttering av arkivleder vil styrke kommunen på flere vis. Det er et forbedringspotensial i å sikre at saker er godt nok opplyst og at dette begrunnes skriftlig. Selv om saksbehandler kjenner saken godt er det viktig at sakene kan leses og forstås av andre. Det er ikke lagt til rette for elektronisk kommunikasjon mellom kommunen og innbyggerne, noe som revisor vurderer å være en svakhet.
 
Revisor har fem anbefalinger til kommunen.
 
 

Internkontroll i barnevernet

18. november 2020
Nummer: FR 1108
Kommune: Ørland kommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon av internkontrollen i barnevernet i Ørland kommune. Revisor undersøker om det felles internkontrollsystemet for deltakerkommunene i Fosen barneverntjeneste er implementert i Ørland kommunes internkontrollsystem, hvordan avvik håndtereres, og om det rapporteres til deltakerkommuner/kommunestyret i henhold til krav i internkontrollen.
 
Internkontrollen er i noen grad innarbeidet i kommunens egen internkontroll. Kommunen har vedtatt rammeavtalen og det har fram til 2019 blitt utarbeidet årlige bestillerbrev til barneverntjenesten. I 2020 preges kommunens arbeid med implementering av internkontroll når det gjelder barnevern, av at man venter på ny samarbeidsavtale som vil behandles høsten 2020. Revisor konkluderer derfor med at Ørland kommune kun i noen grad har implementert Fosen barneverntjenestes internkontroll i eget system.
 
Det er etablert system for registrering og oppfølging av avvik. Det har ikke blitt rapportert på avvik i tråd med internkontrollen. Revisor konkluderer med at avvik håndteres i tråd med internkontrollen, men at det finnes forbedringspotensial i å rapportere om avvik på en tilfredsstillende måte.
 
Deltakerkommunene har ikke mottatt tilstandsrapporter siden 2017. Det sendes månedlige økonomirapporteringer og tertialrapporter. Det er ikke etablert rutiner for oversending av tilsynsrapporter, men det er dialog mellom barneverntjenesten og deltakerkommunene om dette. Barneverntjenesten og kommunen deltar i felles forum, og dette bidrar til å sikre en god dialog mellom kommunen og barneverntjenesten. Revisor konkluderer med at det er mangelfull rapportering til deltakerkommunene iht. krav i internkontrollen.
 
Kommunestyret har behandlet årsmeldinger fra barneverntjenesten i 2017 og 2018. Revisor finner ikke at kommunestyret har behandlet årsmelding fra barneverntjenesten i 2019. Revisor konkluderer med at det for 2019 ikke har blitt rapportert til kommunestyret iht. krav i internkontrollen.
 
Revisor har følgende anbefalinger:
 
  • Kommunen må arbeide for å ferdigstille ny samarbeidsavtale
  • Ørland kommune må dokumentere og implementere internkontrollen i egen organisasjon
  • Kommunen må sørge for at rapportering fra vertskommunen i henhold til avtalen blir etterlevd
  • Årsmeldinger fra barneverntjenesten må behandles i kommunestyret
 
 
 

Tannhelsetjenesten

18. november 2020
Nummer: FR 1122
Kommune: Trøndelag Fylkeskommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon av tannhelsetjenesten i Trøndelag fylkeskommune. Revisor undersøker om tannhelsetilbudet er i tråd med tannhelsetjenesteloven og om balansen mellom tjenester til prioriterte klientgrupper og voksent betalende klientell er i tråd med tannhelsetjenesteloven.
 
I den første problemstillingen konkluderer revisor med at Trøndelag fylkeskommunes tannhelsetilbud er i tråd med tannhelsetjenesteloven. Hva som er tilstrekkelige ressurser vil alltid kunne diskuteres, men revisor har ikke inntrykk av at tannhelsetjenesten i Trøndelag er utpreget presset når det gjelder behandling av pasienter i prioriterte grupper. Revisor har inntrykk av at man i en normalsituasjon har en bemanning som svarer til behovet, men at det er en utfordring for effektiviteten når det er høy turnover. Det er rom for å behandle voksne betalende pasienter for å sikre inntjening og variasjon i det faglige arbeidet.
 
I den andre problemstillingen konkluderer revisor med at balansen mellom tjenester som tannhelsetjenesten yter til prioriterte klientgrupper og voksent betalende klientell er i tråd med tannhelsetjenesteloven. Det er likevel tydelig at man ikke er i mål med å nå samtlige pasienter for å kunne informere og behandle. Revisor mener at tannhelsetjenesten bør videreføre sitt arbeid med å kommunisere forståelsen av regelverket når det gjelder taushetsplikt til kommunene.
 

Revisor har to anbefalinger:

  • Revisor anbefaler fylkesrådmannen å formalisere samarbeidet med samtlige kommuner
  • Revisor anbefaler fylkesrådmannen at tannhelsetjenesten fortsetter sitt arbeid med å kommunisere forståelse av regelverk når det gjelder taushetsplikt.
 
 

Faktaundersøkelse - ordfører sin kontakt med vindkraftmotstandere

12. november 2020
Nummer: FR 1138
Tema: Administrasjon og ledelse
Kommune: Flatanger kommune
 

Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en fakta undersøkelse i Flatanger kommune som gjelder ordfører sin kontakt med en av motstanderne av vindkraft i kommunen.   

Gjennomgangen viser at det er ulik oppfatning av hvordan kontakten har funnet sted. Det er også ulik oppfatning av hvorvidt ordfører har opptrådt i rollen som ordfører eller som privatperson.

Revisor har oppsummert informasjonen gitt av partene, og avslutningsvis knyttet noen kommentarer til gjeldende regelverk for ytringsfriheten og føringer knyttet til ordfører som offentlig person.  

 

 
 

Vintervedlikehold for kommunale veier 2019-2023

12. november 2020
Nummer: FR 1118
Tema: Offentlige anskaffelser
Kommune: Dønna kommune
 

Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en undersøkelse av anbudsprosessen knyttet til «vintervedlikehold for kommunale veier 2019-2023» i Dønna kommune.

Undersøkelsen reiser problemstillinger knyttet til delegasjon av myndighet, selve anskaffelsesprosessen og kommunestyrets innsynsrett.

Revisors vurdering var at spørsmålet om konkurranseutsettingen av vintervedlikeholdet var tatt stilling til og avklart i tidligere gjennomførte anbudsprosesser.

Videre ble det vurdert at anskaffelsesprosessen i 2019 ikke ble gjennomført i tråd med anskaffelsesregelverket. Hovedbegrunnelsen for dette var at de særskilte kravene til bruken av «internbud» ikke ble fulgt.

Til slutt ble det vurdert at administrasjonen var usikker på om forespørselen om innsyn fra representanter i kommunestyret relaterte seg til taushetsbelagt informasjon eller ikke. Revisor presiserer at det må skille mellom innsyn i dokumenter fra eksterne, og innsyn i dokumenter utarbeidet av administrasjonen selv. Ytterligere at innsynsforespørselen måtte vurderes konkret. 

 
 

Forurensningslokaliteter

31. oktober 2020
Nummer: FR 1126
Tema: Forurensning
Kommune: Overhalla kommune
 
Vi undersøker om Overhalla kommune følger opp forurensningslokaliteter som de har ansvar for. Revisor vurderer at kommunen har oversikt over forurensningslokaliteter i Overhalla, gjennom bruk av Grunnforurensning og eget saksbehandlingssystem. Kommunale forurensningslokaliteter sikres og følges opp i tråd med regelverket. Andre forurensningslokaliteter sikres og følges opp i den grad man oppdager disse. Revisor konkluderer på bakgrunn av dette med at Overhalla kommune følger opp forurensningslokaliteter de har ansvar for, men at det finnes forbedringspotensial i å systematisere hvordan man avdekker nye forurensningslokaliteter.

Helsehussaken

30. oktober 2020
Nummer: FR 1113
Tema: Saksbehandling og forvaltning
Kommune: Herøy kommune
 

Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon i etterkant av utbygging av Helsehus og omsorgsboliger i kommunen. Planlegging og utbygging gikk over flere år og har vært en vanskelig sak for Herøy kommune. Utbyggingssaken endte i retten og kommunen ble dømt i to rettsinstanser for å ha gjennomført en ulovlig direkte anskaffelse. Saken har vært mye omtalt i media.

Har det vært betryggende styring og kontroll i Herøy kommunes investeringsprosjekt «Helsehus og omsorgsbolig»? For å besvare dette har revisor sett på om kommunen har tilfredsstillende system og rutiner for rolleavklaring mellom administrasjon og folkevalgte organer i forbindelse med planlegging, beslutning, gjennomføring og avslutning av helsehussaken. Videre har vi vurdert om det har vært tilfredsstillende system og rutiner for håndtering av og endringer i helsehusprosjektet.

Funnene viser at kommunen har rutiner og retningslinjer. Oppfølgingen av disse er i varierende grad tilfredsstillende. Det var ikke tilfredsstillende håndtering av prinsippene i lovverket om habilitet i planleggingsfasen. Rådmannen har ikke fulgt opp politisk vedtak om framlegg av sak ved antagelse av leverandør. Videre har rådmannen opptrådt i strid med delegasjon og ikke gjort tilstrekkelige risikovurderinger i forbindelse med tilleggsavtaler for byggeleder og arkitekt. Revisor er av den oppfatning at endringer og oppgraderinger har foregått innenfor den opprinnelige rammen som kommunestyret selv har vedtatt, og at rapporteringen til kommunestyret er ivaretatt i henhold til gjeldende regler og vedtak. Det er foretatt nødvendige budsjettjusteringer. Revisor vurderer at referater fra byggekomiteen og byggemøter, samt oversikten over endringsmeldinger, indikerer at kommunen har hatt system og rutiner for håndtering av avvik i helsehusprosjektet. Formannskapet har formelt hatt rollen som styringsgruppe, men har det ikke fungert slik i praksis. Rådgivende byggekomite, med politisk valgt leder, har hatt stor innflytelse og vært pådrivere for hovedandelen av endringer og tilleggsbestillinger. Etter revisors skjønn har den faktiske oppfølgingen fra politisk nivå knyttet til beslutninger om tilleggsbestillinger som har medført økt standard på bygning/innredning vært beskjeden. Dette synes å stå i motsetning til ønsket om tett politisk oppfølging av prosjektet. Ettersom byggekomiteen har forholdt seg til de vedtatte økonomiske rammene finner revisor likevel ikke grunnlag for å konkludere med at administrasjonen eller byggekomiteen har gått ut over sin myndighet på dette punkt.

Revisor anbefaler at kommunen bør:

- fullføre og implementere nye etiske retningslinjer i organisasjonen

- oppdatere kommunens økonomi- og investeringsreglement i henhold til gjeldende lovverk.

- drøfte politikernes rolle i investeringsprosjekter, samt styringsgruppens funksjon, alternativt bør økonomireglementet endres på disse punktene.

 

Barnevern

27. oktober 2020
Nummer: FR 1097
Tema: Barnevern
Kommune: Skaun kommune
 
Revisjon Midt-Norge har gjennomført en forvaltningsrevisjon om barnevern i Skaun kommune.
 
Følgende problemstillinger blir besvart i rapporten:
1. Melder ansatte i Skaun kommune saker til barnevernet?
2. Hvordan ivaretar Skaun kommune sitt kontrollansvar som barnevernsmyndighet?
3. Er internkontrollen dokumentert og er dokumentasjonen oppdatert og tilgjengelig?
 
Når det gjelder meldeplikten konkluderer revisor med at ikke alle bekymringer blir meldt til barnevernet. Det blir oppgitt ulike årsaker til at bekymringer ikke blir sendt; at man vil avvente og se, manglende tillit til barnevernet, at man er usikker på hvilke saker som skal meldes og ubehag knyttet til å melde saker. Bekymringene som ikke blir meldt er kategorisert som noe alvorlig og alvorlige, noe revisor mener er bekymringsfullt.
 
Videre konkluderer revisor med at kommunen har delvis tilfredsstillende internkontroll, men savner en mer detaljert beskrivelse av hvordan kommunen ivaretar de spesifikke kravene som følger av forskrift.
 
Når det gjelder styringsdialogen konkluderer revisor med at det er etablert møtefora i form av styringsgruppemøter og samarbeidsmøter. Revisor finner det ikke tilfredsstillende at møtene ikke blir gjennomført slik som forutsett.
 

Saksbehandling ved konsesjonssøknad

26. oktober 2020
Nummer: FR 1114
Tema: Habilitet
Kommune: Flatanger kommune
 
Revisjon Midt-Norge fikk i oppdrag fra Flatanger kommunestyre, sak 11/19, å gjennomføre en undersøkelse av kommunens saksbehandling av konsesjonssøknad fra Zephyr AS, vedrørende vindkraftutbygging på Innvordfjellet.
 
Revisor har gjennomført undersøkelsen ved å se på to problemstillinger:
  1. Er det saksbehandlingsfeil ved kommunens behandling av Zephyr AS sin konsesjonssøknad om vindkraft på Innvordfjellet?
  2. Hvilke konsekvenser får det dersom det foreligger saksbehandlingsfeil?
 
Revisor konkluderer med at ordfører var inhabil ved å delta i forhandlingsutvalget som
forhandlet om vindkraftutbygging på Innvordfjellet.
 
Videre konkluderer revisor med at kommunestyrets vedtak om å inngå avtale med Zephyr AS er gyldig.
 

Lånesøknad

26. oktober 2020
Nummer: FR 1102
Tema: Habilitet
Kommune: Træna kommune
 
Det ble lagt frem to saker til politiske organ; en om lånesøknad og en om hvordan midler fra havbruksfondet skulle fordeles. Lånesøknaden ble avgjort i formannskapet, mens saken om midler ble avgjort i kommunestyret.
 
Begge sakene ble avgjort samme dag. Kommunestyret fordelte midlene på formiddagen, og formannskapet vedtok saken om lånesøknad etter lunsj. Det ble i kommunestyret stilt spørsmål ved habilitet knyttet til formannskapets behandling av lånesøknaden.
 
Det ble bestilt en undersøkelse av forholdene rundt lånesøknaden og saken om midler fra
havbruksfondet.
 
Det er satt opp fem problemstillinger som blir besvart i rapporten:
  1. Har Træna kommune nødvendige systemer for å ivareta habilitet i folkevalgte organ?
  2. I hvilken grad er habilitetsreglene fulgt i forbindelse med behandlingen av sakene om fordeling av midler fra havbruksfondet og om søknad om lån fra næringsfond A?
  3. I hvilken grad har Træna kommunes etiske retningslinjer blitt fulgt i sakene om fordeling av midler fra havbruksfondet og om søknad om lån fra næringsfond A?
  4. I hvilken grad er sak 76/18 forsvarlig utredet ved fremleggelse til folkevalgt organ?
  5. I hvilken grad er kommunens egne retningslinjer for næringsfond fulgt?
 

Personalsaken mot rådmannen

23. oktober 2020
Nummer: FR 1121
Tema: Administrasjon og ledelse
Kommune: Skaun kommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en undersøkelse av «personalsaken mot rådmannen» i Skaun kommune.
Problemstillingene som er belyst, er bakgrunnen for at ordfører ønsket å avslutte arbeidsforholdet til rådmannen og hvorvidt ordfører har håndtert en eventuell avslutning av arbeidsforholdet i tråd med gjeldende regelverk. Det er også knyttet kommentarer til opplysninger revisor har fått om arbeidsmiljøet ved teknisk kontor, samt kommunestyrets arbeidsgiverrolle.
Undersøkelsen gir en gjennomgang av begrunnelsen for ordførers mistillit til rådmannen, og det konkluderes med at enkelte bestemmelser i kommuneloven er brutt, med tanke på saksbehandlingen av personalsaken i formannskapet.
 

Akuttmedisinsk beredskap

24. september 2020
Nummer: FR 1140
Tema: Helse og omsorg
Kommune: Røyrvik kommune
 
Rapporten konkluderer med at responstider for ambulanse ikke er innfridd i Røyrvik kommune. Responstidene er imidlertid veiledende, og at disse ikke innfris utgjør ikke et lovbrudd. Helseforetaket bør imidlertid kunne begrunne hvorfor akuttmedisinsk beredskap i kommunen er tilfredsstillende, til tross for at veiledende responstider ikke innfris.
 

Offentlige anskaffelser - følges regelverket?

30. august 2020
Nummer: FR 1120
Tema: Saksbehandling og forvaltning
Kommune: Meråker kommune
 

Revisjon Midt-Norge SA gjennomførte en forvaltningsrevisjon der vi så på om regelverket følges for offentlige anskaffelser. Det var to problemstillinger som ble belyst. Den ene omhandlet i hvilken grad kommunen har kontrollrutiner som sikrer at regelverket følges ved anskaffelser og den andre omhandlet kommunens etterlevelse av regelverket i utvalgte anskaffelser. Vi konkluderer med at kommunen har et bevist forhold til offentlige anskaffelser, men at det er forbedringspotensialer i etablerte kontrollrutiner for å sikre at regelverket følges. Videre konkluderes det med flere mangler i etterlevelse av regelverket i utvalgte anskaffelser i sektor for kommunal utvikling. Det er videre mangler til etterlevelse av arkivlovens krav knyttet til arkivering av dokumentasjon av anskaffelsene

 

Integrering

20. august 2020
Nummer: FR 1089
Tema: Inkludering
Kommune: Lierne kommune
 

Kommunen har på enkelte områder lagt godt til rette for at flyktninger skal bli integrert. Likevel er det alvorlige mangler ved deler av kommunens arbeid på området, da innen registrering av opplysninger i Nasjonalt Introduksjonsregister.

 

Økonomistyring og økonomirapportering

29. juli 2020
Nummer: FR 1091
Tema: Organisasjon, ledelse og administrasjon
Kommune: Meråker kommune
 
Forvaltningsrevisjonen vurderer om Meråker kommune har tilfredsstillende planlegging, rapportering og oppfølging for å gi politisk nivå relevant økonomisk styringsinformasjon, noe revisor konkluderer at kommunen har. Når det gjelder rapportering av relevant økonomisk styringsinformasjon til politisk nivå, er den i hovedsak tilfredsstillende. Administrasjonen har forbedringspotensial når det gjelder intern kommunikasjon og samhandling mellom de ulike ledernivåene i kommunen.
 

Elevens psykososiale miljø

14. juli 2020
Nummer: FR 1095
Tema: Oppvekst
Kommune: Overhalla kommune
 
Forvaltningsrevisjonen vurderer om Overhalla kommune jobber systematisk for å sikre elevene et godt psykososialt miljø og om skolene følger opp aktivitetsplikten i opplæringslovens kapittel 9A. Revisor konkluderer med at Overhalla kommune har manglet, men begynner å få på plass et systematisk arbeid for å sikre elevene et godt psykososialt miljø. Overhalla kommune har fulgt opp aktivitetsplikten, men at dokumentasjonen kunne vært bedre. De to skolene i kommunen, Hunn skole og Overhalla barne- og ungdomsskole har fulgt opp lovendringen som ble iverksatt høsten 2017, men skoleeier har vært lite delaktig for å lage et felles system for skolene. Gjennom prosjektet Inkluderende barnehage- og skolemiljø har samarbeidet på tvers av skoler blitt styrket og ansatte har fått kompetanseheving. Skolene har laget aktivitetsplaner fra de nye bestemmelsene kom, og disse har blitt forbedret i flere omganger.

 

 
 

Ren Røros AS

14. juli 2020
Nummer: SK 1020
Tema: Eierskapskontroll
Kommune: Røros kommune
 
Dette er en forvaltningsrevisjon av selskapet Ren Røros AS og en eierskapskontroll av Røros kommune som eier 66,871 prosent av aksjene i selskapet. Forvaltningsrevisjonen av selskapet omfatter styrets arbeid med strategi, økonomiforvaltning og tilsyn samt styrets arbeidsprosesser. Revisor konkluderer med at Røros kommune i det store og hele utøver sitt eierskap i tråd med normer for god eierstyring, men har forbedringspotensial på flere punkter eksempelvis oppdatering av eiermelding og vedtektsfeste valgkomite. Revisor registrerer at det er gjort et grundig arbeid med eierpolitikken som legger et godt grunnlag for eierstyringen framover. Revisor konkluderer med at styrearbeidet i Ren Røros AS er lite profesjonelt. Dette begrunnes med at styret ikke har en systematisk oversikt over hvilke saker de kan og skal behandle eller hvilken informasjon de trenger for å følge opp sitt ansvar i forhold til aksjeloven, vedtekter og egne bestemmelser. Måten protokollføringen skjer på gir ikke alltid tydelige vedtak og styret er lite bevisst eierrollen sin overfor datterselskaper. Både når det gjelder økonomiforvaltning og tilsyn har ikke styret tatt jobben med å definere hva de trenger for å ivareta ansvaret sitt. Styret blir sent involvert i strategiarbeidet noe som ikke er i tråd med eierskapsdokumentet som er styrets eget styringsdokument som sier at styret har ansvaret for strategi arbeidet og initierer det i samarbeid med daglig ledelse.
 

 

 
 

Brønnøy havn KF

14. juli 2020
Nummer: FR 1123
Tema: Kommunal forvaltning
Kommune: Brønnøy kommune

Forvaltningsrevisjonen i det kommunale foretaket Brønnøy havn KF undersøker om ressursbruken til å løse prosjektoppgaver er i samsvar med delegert myndighet og økonomiske rammer, samt offentlige anskaffelser og eiendomsforhold i selskapet. Revisor konkluderer med at ressursbruk og virkemidler ikke er i samsvar med delegert myndighet og budsjettrammer. Prosjektet som det henvises til er bygging av nytt havnebygg med utgangspunkt i en avtale hvor selskapet Søren Nielsen AS skal betale det nye bygget i bytte mot tomt hvor de bygger et nytt bygg for Brønnøysundregistrene. Det er avtalt en garantisum som nedtrappes etter hvert som avtalte deler av byggeprosjektet gjøres opp. Revisor finner at havnestyret er lite involvert i prosjektet like etter avtaleinngåelse og økonomirapporteringen i styret er lite informativ og brukes ikke til å styre etter. Det er ulike oppfatninger av hva advokaten som bisto i forhandlingene ga sin tilrådning til i forbindelse med avtaleinngåelsen. Avtalen ble inngått i februar 2018 og enda i april 2020 hadde ikke havneforetaket et forprosjekt på bygget som Søren Nielsen AS kunne godkjenne. Havneforetaket har et budsjett på 60 millioner til nytt havnebygg med en tilsvarende finansiering fra Søren Nielsen AS, selv om garantisummen er begrenset til 40 millioner. Revisor finner at tre av fem undersøkte anskaffelser har mangler i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Når det gjelder eiendommene så eier Brønnøy havn KF to eiendommer. De andre eiendommene som havneforetaket disponerer eies av kommunen og havna fikk disposisjonsrett til de i 2004.

 

 
 

Salg av kommunale eiendommer

03. juni 2020
Nummer: FR 1103
Tema: Saksbehandling og forvaltning
Kommune: Tydal kommune
 

Revisor har på oppdrag fra kontrollutvalget i Tydal kommune gjennomført en undersøkelse av kommunens saksbehandling vedrørende salg av eiendommene Spøneset og Tydal museum.

For Spøneset konkluderer revisor med at kommunen med ett unntak har opptrådt i samsvar med aktuelle bestemmelser i forvaltningsloven. Unntaket er at det er brukt lang tid på å avgjøre saken. Revisor konkluderer med at kommunen på flere punkt ikke har opptrådt i tråd med god forvaltningsskikk. Dette har bakgrunn i uklar skriftlig kommunikasjon, at muntlige opplysninger ikke er nedtegnet skriftlig, at oppfordring om skriftliggjøring av budets pålydende ble gitt mange måneder etter budfristens utløp og at behandlingen av saken tar lang tid. Revisor konkluderer deretter med at kommunen opptrer i tråd med egne rutiner, retningslinjer og vedtak, med ett unntak. Unntaket er at det gjennomføres møter etter ønske fra den ene interessenten, med interessentene for å avklare interesse for deling av eiendommen, i stedet for å vurdere hvem av interessentene som er best skikket for å kjøpe eiendommen og deretter tilby eiendommen til denne.

For Tydal museum har ikke revisor vurdert opp imot gjeldende lovverk. Dette da salget har kommet så kort at revisor ikke har funnet aktuelle utfordringer opp imot lovverket. Revisor konkluderer med at saksbehandlingen rundt salg av eiendommen Tydal museum er i tråd med god forvaltningsskikk. Deretter konkluderer revisor med at saksbehandlingen rundt salg av eiendommen Tydal museum med ett unntak er i tråd med kommunens rutiner, retningslinjer og vedtak. Unntaket er at det ikke er utarbeidet takst for eiendommen.

 

 
 

Eierskapskontroll - Blått kompetansesenter AS

03. juni 2020
Nummer: SK 1017
Tema: Eierskapskontroll
Kommune: Trøndelag Fylkeskommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en eierskapskontroll i Blått kompetansesenter AS. Revisor konkluderer med at eierskapet i Blått kompetansesenter AS utøves i tråd med eiernes vedtak og etablerte normer for eierstyring. Revisor har noen merknader, som har ført til følgende anbefalinger:
 
  • For å oppfylle aksjelovens bestemmelser må selskapets vedtekter inneholde en passus om anvendelse av overskudd og av formuen ved oppløsning, jf. aksjeloven § 2-2 andre ledd
  • Fylkeskommunen bør justere eierskapsmeldingen til neste behandling for å sikre å følge bestemmelser om eierskapsmelding i ny kommunelov, jf. kommuneloven § 26-1 punkt c.
  • Fylkeskommunen bør vurdere å gjøre innkallinger og protokoller til generalforsamlinger tilgjengelige for alle folkevalgte, eksempelvis gjennom en innsynsløsning
  • Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes, og det bør vurderes å etablere en instruks for valgkomiteen
  • Eierrepresentanten bør sikre at styret gjennomfører egenevaluering
 
 

Eiendomsforvaltning

18. mai 2020
Nummer: FR 1084
Tema: Bygg og eiendom
Kommune: Inderøy
 
Rapporten vurderer om kommunen har etablert hensiktsmessige systemer og rutiner for et godt, langsiktig vedlikehold av kommunale bygninger. Vi konkluderer med at kommunen har svakheter i system og rutiner for å ivareta et godt, langsiktig vedlikehold av kommunale bygninger. Det mangler mål og strategier for forvaltning av bygningsmassen, tilstandsvurderinger er ikke ajourført over tid og mangelfull oppfølging av langsiktig/planmessig vedlikehold. Kommunen har ivaretatt akutte vedlikeholdsbehov, samt oppfølging av pålegg etter tilsyn på en tilfredsstillende måte. Videre har det vært manuelle systemer for innmelding og oppfølging av vedlikeholdsbehov, noe det er risikoer ved. Det er avslutningsvis noe uklarhet mellom kommunen og Inderøy Kulturhus AS om nivå/kvalitet på drift- og vedlikehold av bygningsmassen tilhørende kulturhuset.
 
 

Folkehelse

11. februar 2020
Nummer: FR 1079
Tema: Helse og omsorg
Kommune: Snåsa kommune
 

Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon for å vurdere om Snåsa kommune har etablert et systematisk og langsiktig folkehelsearbeid. Revisjonen har vurdert hvordan kommunen har ivaretatt følgende;

Forankring og koordinering av folkehelsearbeidet i kommunen, oversikt over befolkningens helsetilstand, informasjon til innbyggerne. Konklusjonen er at det er gjort et godt arbeid med folkehelse i Snåsa kommune. Det er utarbeidet folkehelseplan og oversikt over helsetilstanden slik loven krever. Det som mangler på planområdet er forankring av folkehelsearbeidet i kommuneplanens samfunnsdel.

På grunnlag av dette anbefaler revisjonen at:

- folkehelse blir inkludert ved rullering av samfunnsdelen i kommuneplanen

- årshjulet oppdateres i samsvar med kommunens praksis, eller at rutinene følges