Byggesaksbehandling

11. juni 2021
Nummer: FR1137
Kommune: Bindal kommune
 

Formålet med denne forvaltningsrevisjon har vært å undersøke årsakene til at kommunen har hatt en økning i saksbehandlingstidene, samt gjennomgå regeletterlevelse av plan- og bygningsloven når det kommer til dispensasjonspraksis, tilsyn og ulovlighetsoppfølging.  

Revisors oppfatning er at årsakene til økninger i saksbehandlingstidene er permisjoner og sykemeldinger ved enheten, dette kombinert med at kommunen ikke har hatt erstattere ved fravær. Kommunen har satt inn tiltak for å rette opp i dette, noe som ut fra den nyeste statistikken over saksbehandlingstiden ser ut til å ha hatt god effekt.  

Revisor har konkludert med at kommunens dispensasjonspraksis i hovedsak er i tråd med utvalgte kriterier i regelverket, men at det er rom for forbedring knyttet til områdene grunngitte søknader, samtykke fra grunneiere og enkelte forhold ved begrunnelsene i vedtak.  

Det konkluderes videre med at kommunen ikke har en tilsynspraksis i tråd med regelverket, og at det i gjennomgangen av en sak om ulovlighetsoppfølging kunne vært gitt tydeligere hjemmelshenvisninger.  

Dampsaga Bad

27. mai 2021
Nummer: SK124
Kommune: Steinkjer kommune
 

Revisjon Midt-Norge har gjennomført en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Dampsaga Bad AS i Steinkjer kommune.

Følgende problemstillinger blir besvart i rapporten:

  • Utøves eierskapet i Dampsaga Bad AS i tråd med egne prinsipper, selskapslovgivningen og etablerte normer for god eierstyring?
  • Har Dampsaga Bad AS etablert tilfredsstillende system for ansettelse av daglig leder?
  • Hvordan var prosessen rundt forliksavtalene inngått av Dampsaga Bad AS?

Revisor har gjennomført omfattende datagjennomgang og intervju. Videre er det gjennomført observasjon i bygget og sendt spørreundersøkelse til kommunestyret.

Revisor konkluderer med at eierskapet i Dampsaga Bad AS i hovedsak har blitt gjennomført i tråd med egne prinsipper, selskapslovgivningen og etablerte normer for god eierstyring. Revisor har noen forslag til forbedringer.

Revisor har undersøkt ansettelsen av daglige ledere i 2015 og 2018, og konkluderer med at ansettelsene var i henhold til regelverket.

Videre har revisor undersøkt forhold rundt byggetrinn tre, som foregikk i perioden 2012-2015. Omfattende materiale er gjennomgått, og det presenteres informasjon fra prosjekteringen, gjennomføringen av byggeprosjektet og etterfølgende prosesser med reklamasjoner og forliksavtaler. Revisor konkluderer med at forliksavtalene ble inngått av bemyndiget person.

Klettkrysset

19. mai 2021
Nummer: Notat - FR1125
Kommune: Trøndelag Fylkeskommune
 

Miljøpakkeprosjektet om Klettkrysset er dokumentert i et eget notat. Problemstillingene som er behandlet er en beskrivelse av hva som skjedde i prosjektet og vurderinger om hvorfor det ble slik og hvem som har ansvaret. Problemstillingene er knyttet til krysset mellom E39 og Rv707, som ble en rundkjøring i stedet for et planfritt kryss, som opprinnelig planlagt. Utfordringene med den ferdige løsningen viste seg raskt etter åpning av veien, hvor liten kapasitet i rundkjøringen førte til tilbakeblokkering på E6 sørover hvor fartsgrensa er 100 kilometer i timen.

Miljøpakken

19. mai 2021
Nummer: FR 1125
Kommune: Trøndelag Fylkeskommune
 
Forvaltningsrevisjonen av Miljøpakken har sett på hvordan Miljøpakken er organisert, styrt og driftet. Miljøpakken er opprinnelig et samarbeid mellom Trøndelag fylkeskommune, Trondheim kommune og Statens vegvesen. Den første Miljøpakken startet i 2008 og i Miljøpakkens trinn tre, utvides innkrevingsperioden for bompenger til 2029. I 2019 ble Byvekstavtalen signert som en del av Miljøpakken, og Stjørdal, Malvik og Melhus kommuner ble med i Miljøpakkesamarbeidet. Fylkeskommunes styringsmuligheter er gjennom de formelle styringsorganene i Miljøpakken samt deltakelse i forhandlinger av samarbeidsavtaler.

 

Forvaltningsrevisjonen omhandler økonomiske forhold ved Miljøpakken slik som budsjettering, felleskostnader, økonomistyring og porteføljestyring. En av utfordringene har vært å ha tilstrekkelig med realiserbare prosjekter i forhold til de midlene Miljøpakken har rådd over. I tillegg er det slik at det er knyttet ulike forpliktelser til ulike finansieringskilder og den totale bruken av midlene. Rapportering er også behandlet i forvaltningsrevisjonen og om fylkeskommunens deltakelse i Miljøpakken har vært med å bidra til å nå fylkeskommunens samferdselsmål.

Budsjettprosess og budsjettoppfølging

27. april 2021
Nummer: FR 1142
Kommune: Alvdal kommune
 

Undersøkelsens formål var å finne ut om Alvdal kommune har en budsjettprosess og budsjettoppfølging som sikrer god styring og kontroll både for det administrative og det politiske nivået.

Vi har konkludert med at prosessen rundt årsbudsjettet legger godt til rette for fullstendig og realistisk budsjettering. Arbeidet med å få realistiske økonomiplaner kan etter vår mening forbedres. Vi sakner en konkretisering av hvordan annet kommunalt planverk blir reflektert, og mener at utviklingen i tjenestebehovet bør underbygges bedre gjennom bruk av demografiske data.

De viktigste systemene for å sikre budsjettoverholdelse er etter vår mening på plass, men vi vil anbefale kommunen å formalisere enhetsledernes ansvar bedre. Undersøkelsen var basert på situasjonen i 2020, etter at det ble iverksatt særskilte tiltak med budsjettstyringen for Tjenesten for funksjonshemmede. Etter vår mening burde disse tiltakene vært igangsatt tidligere. 

Budsjettet er et av de viktigste verktøyet for at kommunestyret skal kunne utøve politisk styring og kontroll. I en spørreundersøkelse ble kommunestyrets medlemmer spurt om beslutningsgrunnlaget lever opp til dette formålet. Svarene var gjennomgående positive, men undersøkelsen ble skjemmet av lav svarprosent og skjevheter i utvalget. Kommunen har ikke fastsette finansielle måltall slik kommuneloven stiller krav om. Vi har også anbefalt kommunen å etablere mer konkrete og overprøvbare mål for enhetenes virksomhet, og å beskrive rollefordelingen mellom kommunedirektøren og politisk nivå i et stående reglement.    

Boligsosialt arbeid

27. april 2021
Nummer: FR 1145
Kommune: Hitra kommune
 

Rapporten tar for seg utvalgte tema innen kommunens boligsosiale arbeid. Vi har undersøkt hvordan bostøtte- og Startlånsordningen håndteres, og om kommunen differensierer tilbudet av utleieboliger etter behovene. I tillegg har et pågående prosjekt for utleieboliger til unge funksjonshemmede blitt satt under lupen.

Kommunene skal bidra til at bostøtteordningen kommer målgruppen til gode gjennom informasjon, veiledning og samordning av den offentlige innsatsen. Vi har konkludert med at kommunen ivaretar disse oppgavene på en god måte.

Etter vår mening har kommunen på plass de viktigste forutsetningene for at søknader om Startlån skal bli korrekt behandlet. Også forvaltningen av utlånte midler er etter vår mening underlagt god nok internkontroll. Tapsutsatte utlån utgjør ganske store beløp, men vi har inntrykk av at kommunen er bevisst på hvor viktig det er med tett oppfølging.

Kommunens boligsosiale plan gikk ut på dato i 2014. Til tross for at en ny ble bestilt av kommunestyret i 2016, har ikke en ny kommet på plass enda. Vi finner dette kritikkverdig, men har merket oss at arbeidet nå er igangsatt. I fraværet av en boligsosial plan har ikke behovene for utleieboliger blitt tilstrekkelig kartlagt og systematisert. Kommunen mangler dermed grunnlag for å differensiere boligtilbudet i tråd med etterspørselen. Vi har anbefalt kommunen å sørge for at en boligsosial handlingsplan blir rullert med faste intervall, og at oppnådde resultat blir evaluert.

Fremdriften for Ungbo-prosjektet fremstår som kritikkverdig, men vi mener at administrasjonens saksbehandling og oppfølging av politiske vedtak i det alt vesentlige har vært tilfredsstillende.

Eiendomsforvaltning

12. april 2021
Nummer: FR 1148
Kommune: Holtålen kommune
 

Kommunen har et fungerende system for vedlikehold av bygninger. Det er likevel enkelte mindre mangler innen rutiner for styring av vedlikeholdsressursen.

Det gjøres kostnads- og nyttevurderinger knyttet til kommunens besittelse av ulike bygninger. Vurderingene skjer likevel uformelt, og ikke på en måte som sikrer sporbarhet og som sikrer deltagelse av de ulike partene som berøres av utfallet av slike vurderinger.  ​​​

Antall kvadratmeter formålsbygg pr innbygger er høyere i Holtålen enn i sammenlignbare kommuner, og årsaken til dette er demografiske endringer (synkende folketall) i kommunen og et naturlig etterslep i tilpasning av bygningsmassen.   

Utgiftene til vedlikehold pr kvadratmeter i kommunen er markant lavere enn i sammenlignbare kommuner og landsgjennomsnittet. 

Kommuneadministrasjonen følger stort sett de føringer innen eiendomsforvaltning som er vedtatt i kommunestyre og formannskap. Enkelte vedtak angående riving av bygningsmasse er imidlertid ikke fulgt opp, grunnet avveininger knyttet til investeringskostnader kontra driftskostnader.»

Barnevern

26. mars 2021
Nummer: FR 1090
Kommune: Malvik kommune

 

Revisjon Midt-Norge har gjennomført en forvaltningsrevisjon om barnevern i Malvik kommune.

Følgende problemstillinger blir besvart i rapporten:

1. Er internkontrollen dokumentert og er dokumentasjonen oppdatert og tilgjengelig?

2. Har barneverntjenesten ressurser tilpasset deres arbeids- og ansvarsoppgaver?

  •               Budsjettrammer

  •               Bemanning

  •               Kompetanse

3. Følger barneverntjenesten opp barn, biologiske foreldre og fosterforeldre etter omsorgsovertakelse?

Revisor konkluderer med at internkontrollen er dokumentert og tilgjengelig for de ansatte. Videre konkluderer revisor med at barnevernstjenesten sørger for de bevilgninger som er nødvendige for at barneverntjenesten kan yte tjenester og tiltak som pålagt i loven. Tjenesten har tilstrekkelig bemanning til å ivareta lovkrav, men det kan bli kritisk ved uplanlagt fravær. Barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse. Avslutningsvis konkluderer revisor med at barn, biologiske foreldre og fosterforeldre blir fulgt opp etter en omsorgsovertakelse. Revisor har avdekket noen svakheter, og anbefalingen er at kommunen har fokus på de avdekkede svakhetene.

Medikamenthåndtering

18. mars 2021
Nummer: FR 1134
Kommune: Sømna kommune
 

Revisor har gjennom intervju, dokumentgjennomgang og observasjon undersøkt om Sømna kommune følger faglige anbefalinger når det kommer til medikamenthåndtering. Revisor finner at kommunen følger faglige anbefalinger når det kommer til følgende punkter:

  • Låsbar oppbevaring av medisiner
  • System for kassering av legemidler
  • Tilgjengelighet av håndvask
  • Dobbeltkontroll ved opplegg av dosett
  • Tilgjengelig dokumentasjon ved utdeling av medikamenter
  • Føring av narkotikaregnskap for A- og B-preparater

 

Revisor finner at kommunen på følgende punkter ikke følger faglige anbefalinger:

  • Størrelse på medisinrom (hjemmesykepleie)
  • Rengjøring av medisindosetter
  • Oppbevaring av A-preparater adskilt fra andre legemidler
  • Kontroll av beholdningen av A- og B-preparater
  • Unntak fra ordinering gjort til enkeltpasienter gjøres ikke etter fastsatt rutine.

 

Revisor anbefaler at Sømna kommune:

  • Gjennomfører systematisk kontroll med beholdningen av A- og B-preparater
  • Sikrer renhold av dosetter og medisinrom
  • Sikrer at praksis for utlån av medikamenter ved akutte behov er i tråd med regelverket.