Drift og vedlikehold på teknisk

30. august 2021
Nummer: FR1149
Kommune: Rennebu kommune
 

Den første problemstillingen er:

I hvilken grad har Rennebu kommune gode systemer for planmessig/verdibevarende vedlikehold av kommunens bygningsmasse?

Revisor konkluderer med at kommunen i liten grad har gode systemer for planmessig/verdibevarende vedlikehold av kommunens bygningsmasse.

 

Den andre problemstillingen er:

I hvilken grad har Rennebu kommune gode systemer for planmessig vedlikehold og oppgradering av vei, vann og avløp?

Revisor konkluderer med at kommunen i noen grad har gode systemer for planmessig/verdibevarende vedlikehold av vei, vann og avløp.

 

Den siste problemstillingen er:

Er KOSTRA-rapporteringen innen eiendom, vei, vann og avløp utført i tråd med gitte retningslinjer?

Her konkluderer revisor med at KOSTRA-rapporteringen i noen grad er utført i tråd med gitte retningslinjer.

Kommunen har mangler på flere områder innen KOSTRA-rapporteringen, eksempelvis når det gjelder å oppnevne stedfortreder for å sikre mindre sårbarhet, informere om mulighet for bistand fra eksterne, manglende evaluering av rapportering og lite dokumentasjon av tall utover regnskapet.

 

Revisor har følgende anbefalinger:

  • Kommunen bør ha systemer som gir god oversikt over vedlikeholdsbehovet innen bygg
  • Kommunen bør sørge for tilstrekkelige ressurser og kompetanse for å kunne ta i bruk fagsystem innen bygg
  • Kommunen bør etablere en oversikt over areal i kommunale bygg som ikke er i bruk
  • Kommunen bør etablere system for å ha oversikt over vedlikeholdsbehov på veiene
  • Politikerne bør få mer informasjon og kunnskap om behov innen bygg, vei, vann og avløp for å kunne fatte vedtak basert på et tilstrekkelig kunnskaps- og datagrunnlag
  • Kommunen bør etablere tilstrekkelige rutiner for KOSTRA-rapporteringen, iht. revisors vurderinger i kapittel 5.4.

Helgeland industrier AS

26. august 2021
Nummer: FR1106
Kommune: Vefsn kommune
 
Denne rapporten oppsummerer forvaltningsrevisjon av Helgeland Industrier AS (HIAS). Problemstillingene har vært:
 
  1. Fungerer kommunens eierstrategi tilfredsstillende og etterleves den i styringen av Helgeland Industrier?
  2. Ivaretar selskapet eiernes formål med selskapet?
  3. Er relasjonene innad i konsernet i tråd med regelverk og føringer?
  4. Arbeider HIAS målrettet og i tråd med regelverk for å møte utfordringer for arbeids- og inkluderingsbedrifter?
Vi konkluderer med at eierrepresentanten i all hovedsak mener at eierstrategien fungerer tilfredsstillende i eierstyringen av HIAS. Det har vært noen dialogpunkt mellom HIAS og Vefsn kommune, alene eller sammen med enkelte andre eiere. Revisor mener at det er bra.
 
På den andre problemstillingen konkluderer vi med at selskapet i all hovedsak ivaretar eiernes formål, men vi har påpekt følgende svakheter:
  • Det har ikke vært eiermøter eller andre ekstraordinære møter utenom ordinær generalforsamling med alle eierne samlet. Revisor mener at eieroppfølgingen og kommunikasjonen med selskapet ville blitt styrket ved gjennomføring av eiermøter.
  • Det er heller ikke kontakt av særlig utstrekning mellom eiere og styret, ved styreleder.
  • Revisor stiller spørsmål ved om hensikten med kjøpet av lokaler i Brønnøy Brygge er oppnådd, og mener at Brønnøy Brygge AS er et eiendomsselskap, med indirekte forankring til HIAS’ hovedformål.
Når det gjelder problemstilling om ledelse og relasjoner innad i selskapet, har revisor konkludert med at styret i all hovedsak har oversikt over selskapets økonomiske stilling, bl.a. gjennom kvartalsoversikter. Styret får grundig informasjon, og behandler en rekke saker på styremøtene som er av betydning for selskapets virksomhet. Vi har likevel sett følgende svakheter:
  • Styret behandler foreløpig årsregnskap, ikke revisorgodkjent årsregnskap. Vi mener styret bør behandle og legge fram revidert årsregnskap for generalforsamlingen.
  • Når det gjelder årsberetning og årsregnskap for 2019, ble det ikke behandlet av styret i møte.
  • Styret har hatt tre møter i året, noe vi mener er for lite for kunne utføre tilfredsstillende styring og ledelse av selskapet
  • Styret har ikke vedtatt strategiplan
  • Selskapets styre og ledelse framstår noe defensive når det gjelder skiftende føringer fra nasjonale myndigheter
Videre mener revisor at styringslinjene mellom morselskap og datterselskap er problematiske, ved at administrerende direktør i morselskap er styreleder og daglig leder i begge datterselskapene, og styreleder i morselskapet er generalforsamling og varamedlem i styret i datterselskapene.
Når det gjelder problemstilling om selskapets forvaltning av arbeidsmarkedstiltak, og om denne er i tråd med regelverket, har revisor konkludert med at selskapets saksbehandling, oppfølging og rapportering av arbeidsmarkedstiltak framstår betryggende, og at selskapet har gode rutiner og system for forvaltning av tiltakene. Vi stiller spørsmål ved nåværende organisering av de skjerma tiltakene, og mener at tiltak som arbeidsforberedende tiltak (AFT) skulle hatt en organisering som er i tråd med at det skjerma virksomhet.
 
På bakgrunn av vurderinger og konklusjon anbefaler vi Vefsn kommunes eierrepresentant å:
  • Styrke oppfølgingen av HIAS, ved å holde kommunestyret orientert om virksomheten i selskapet og selskapet orientert om Vefsn kommunes eierstrategi
  • Gi signal til andre eiere og selskapets styre om eiermøter, hvor f.eks. eiernes strategi for selskapet bør drøftes
På bakgrunn av vurderinger og konklusjon anbefaler vi selskapets ledelse å
  • Sørge for tilfredsstillende behandling av årsberetning og revidert årsregnskap
  • Vurdere å øke hyppigheten på styremøter
  • Arbeide offensivt med og vedta styrende dokumenter, som strategiplan, og være i forkant av endringer i rammebetingelser
  • Sørge for ryddig organisering av morselskap og datterselskap, med tydelige avtaler mellom selskapene
  • Sørge for ryddig organisering av den skjerma virksomheten (AFT og VTA)

Selskapskontroll Filminvest AS og Midtnorsk Filmsenter AS

26. august 2021
Nummer: SK1023
Kommune: Trøndelag fylkeskommune
 
Denne forvaltningsrevisjonen har gjennomgått film- og spillsatsingen i Midt-Norge, med utgangspunkt i Trøndelag, ved å se nærmere på de to filmselskapene Midtnorsk Filmsenter AS og Filminvest AS sin virksomhet.

Det har vi gjort ved å belyse følgende hovedproblemstillinger:

  1. Er den regionale filmsatsingen formålstjenlig organisert?

  2. Sørger Filminvest AS og Midtnorsk Filmsenter AS for at målene for den regionale filmpolitikken blir innfridd?

På den første problemstillingen konkluderer revisor med at filmsatsingen i stor grad er hensiktsmessig organisert med Midtnorsk Filmsenter AS og Filminvest AS. Vi har identifisert noen svakheter, som vi vil komme tilbake til nedenfor.

Midtnorsk Filmsenter AS:

Generelt vil revisor konkludere med at selskapet, fra eierorgan til selskapsledelse, har en hensiktsmessig organisering. Revisor vil trekke fram at selskapet i stor grad ivaretar pålegg og anbefalinger om ledelse og drift av offentlig eide aksjeselskap. Vi vil trekke fram regelmessige eiermøter, som vi mener er en viktig arena for dialog med eierne, i tillegg til årlige budsjettmøter med eiernes administrasjon. Det er dessuten god rolleforståelse mellom eierrepresentant og fylkesadministrasjonen inn mot Midtnorsk Filmsenter.

Revisor har pekt på usikkerhet rundt en ansatts habilitet knyttet til saker som vedrører nærstående. Vedkommende deltar ikke i prosessene rundt nærståendes selskap og søknadsbehandling, men er involvert i andre søknader som blir behandlet samtidig. Vi anbefaler at Midtnorsk Filmsenter sørger for juridisk vurdering av saksbehandlingsprosessene i slike situasjoner.

Selskapet har skriftlige rutiner og retningslinjer som bidrar til betryggende internkontroll. Vi anbefaler likevel at selskapet utarbeider varslingsrutiner etter arbeidsmiljøloven, i tillegg til reglement for økonomiforvaltning og plassering av likvide midler.

Filminvest AS:

Som selskap er Filminvest hensiktsmessig organisert. Selskapet ivaretar i all hovedsak pålegg og anbefalinger som gjelder for offentlig eide aksjeselskaper. 

Vi vil også for Filminvest trekke fram at de regelmessige eiermøtene framstår som en viktig arena for dialog mellom eierne og selskapets ledelse, i tillegg til dialogen med eiernes administrasjon. Det er dessuten god rolleforståelse mellom eierrepresentant og fylkesadministrasjonen inn mot Filminvest.

Det er nødvendig dialog mellom styrets leder og eierorganet, og mellom styrets leder og daglig leder. 

Vi har pekt på svakheter som at det de siste årene ikke har framgått av møteprotokoller at generalforsamlingen har fastsatt disponeringen av overskudd. Videre har vi pekt på at selskapet ikke har etiske retningslinjer, varslingsrutiner etter arbeidsmiljøloven, økonomireglement som inkluderer plassering av likvide midler og habilitetsreglement. Utover det har selskapet utarbeidet viktige skriftlige rutiner og retningslinjer for å utøve oppgavene sine. Vi viser til kapittel 2 og 5 for nærmere vurdering, konklusjon og anbefalinger rundt Filminvests organisering.

Vi har sett på samspillet mellom de to selskapene. Det fungerer i all hovedsak tilfredsstillende. Selskapene har til dels forskjellige eiere, ulike geografiske nedslagsfelt og oppgaver som dels kan framstå overlappende. Dette gir noen utfordringer, etter det vi har sett. Vi viser til kapittel 2 og 5 for vurderinger, konklusjon og anbefalinger når det gjelder samarbeid mellom selskapene.

På den andre problemstillingen er det vår konklusjon at Den regionale strategien for film og audiovisuelle uttrykk er inne i den siste delen av tiårsperioden, men har ikke blitt justert siden den ble vedtatt. Det er heller ikke utarbeidet noen særskilt strategi for spillsatsing. Eierne som møter i generalforsamling og eiermøter har gitt uttrykk for at det ikke alltid er lett skille mellom deler av selskapenes funksjon og aktiviteter, ettersom begge selskapene yter tilskudd til prosjekt. Den siste tiden har det vært tettere dialog på grunn av forslagene fra Norsk filminstitutt (NFI) om endringer i tilskudds- og støtteordninger. Her har fylkeskommunen, som en av eierne og de to selskapene vært forholdsvis samordnet i sin kritikk av prosessen som staten, gjennom NFI har ført.

 

Midtnorsk Filmsenter:

Den regionale strategien har vært gjenspeilet i Midtnorsk filmsenters egne handlingsplaner og rapportering, i tillegg til i eiermøtene. Statlige føringer i forskrifter og i tilskuddsbrev er likevel det nærmeste filmsenteret kommer indikatorer for målstyring i filmsatsingen.

Filminvest:

Filminvest ivaretar mål og delmål om kunstnerisk kvalitet gjennom styringsdokumentene. I likhet med Midtnorsk Filmsenter er det også for Filminvest føringer i forskrifter og tilskuddsbrev som gjelder som kriterier for tilskudd og støtte. Indikatorer utover det er svakt utviklet.

Det er utfordrende å få til lønnsomhet i filmbransjen og den audiovisuelle bransjen. Lønnsomhet har heller ikke vært noe framtredende mål for filmsenteret. Selskapet ser likevel på virksomheten som et første ledd i å skape lønnsomhet i bransjen.

Det er mer i kjernen for Filminvests virksomhet å skape lønnsomhet for bransjen i regionen. Likevel er det også krevende for Filminvest. Det er bare én investor, i tillegg til eierne, i film og audiovisuell kunst i regionen; Trondheim kino. Etter revisjonens mening skyldes ikke den svake lønnsomheten manglende innsats fra de to selskapene.

 

Vi anbefaler fylkesrådmannen å:

  • Gjennomgå og eventuelt revidere de regionale målene for film og audiovisuelle uttrykk

Vi anbefaler ledelsen i Midtnorsk Filmsenter å:

  • Få juridiske vurderinger knyttet til habilitet

  • Utarbeide varslingsrutiner knyttet til arbeidsmiljøloven

  • Utarbeide reglement for økonomiforvaltning og plassering av likvide midler

Vi anbefaler ledelsen i Filminvest å:

  • Fastsette og synliggjøre i protokoll fra generalforsamling disponering av overskudd/dekning av underskudd

  • Utarbeide skriftlige retningslinjer/rutiner for:

  • Økonomiforvaltning og plassering av likvide midler

  • Etikk og varsling

  • Habilitetsvurderinger

Tverrfaglig samarbeid - barn og unge

09. juli 2021
Nummer: FR1153
Kommune: Melhus kommune
 

Revisjon Midt-Norge har gjennomført en forvaltningsrevisjon om tverrfaglig samarbeid barn og unge i Melhus kommune.

Følgende problemstillinger blir besvart i rapporten:

  1. Hvordan arbeider Melhus kommune systematisk med forebyggende innsats rettet mot barn og unge? 
  • Internt i kommunen
  • Rettet mot frivilligheten og næringslivet
  1. Sørger Melhus kommune for et hensiktsmessig og forutsigbart samarbeid mellom barnehage, skole, PPT, barnevern og helsestasjon- og skolehelsetjeneste?
  • Rettet mot overganger
  • Rettet mot samarbeidsfora mellom tjenestene
  • Rettet mot samarbeid med hjemmet
  1. Er praktiseringen av taushetsplikt, opplysningsplikt og avvergeplikt mellom barnehage, skole, PPT, barnevern og helsestasjon- og skolehelsetjeneste til barn og unges beste i Melhus kommune?

 

Revisor konkluderer at samarbeidet mellom barnehage, skole, PPT, barnevern og helsestasjon- og skolehelsetjenesten kan bli mer hensiktsmessig og forutsigbart. På systemnivå mangler kommunen rammer for et godt tverrfaglig samarbeid. Kommunen har ingen overordnet strategisk plan for det tverrfaglige samarbeidet. Gjennomgangen viser at samarbeidet mellom barnehage, skole og de ulike tjenestene har noen forbedringspunkter ved seg.

Revisor konkluderer også med at praktiseringen av de ulike pliktene har noen forbedringspunkter ved seg. Tjenestene har god kunnskap om praktisering av taushetsplikt og opplysningsplikt i egen tjeneste. Kunnskap og forståelsen av andre tjenesters taushetsplikt framstår som noe mer usikker, og kan sees i sammenheng med at det ikke foregår noe systematisk opplæring innenfor temaet på tvers av tjenestene.

Byggeprosjekter

08. juli 2021
Nummer: FR1144
Kommune: Orkland kommune
 

Revisjon Midt-Norge har gjennomført en forvaltningsrevisjon om byggeprosjekter i Orkland kommune.

Forvaltningsrevisjonen ser på om Orkland kommune har tilstrekkelige rutiner for planlegging av investeringsprosjekter. Revisor konkluderer med at Orkland kommune kan bli bedre på rutiner og prosedyrer for planlegging av investeringsprosjekter. Rutinen som er videreført i Orkland kommune framstår ikke som fullverdig for å sikre tilstrekkelig planlegging for samtlige investeringsprosjekt i kommunen. Planlegging av investeringsprosjekt ser ut til å være basert på innarbeidet praksis.

Videre så har forvaltningsrevisjonen undersøkt om det forelå et forsvarlig beslutningsgrunnlag for kommunestyrene før vedtak om gjennomføring av tre utvalgte investeringsprosjekt. For Folkehelsesenteret konkluderer revisor med at beslutningsgrunnlaget kunne vært bedre. For Meldal Helsetun konkluderer revisor med at kommunestyret fikk et forsvarlig beslutningsgrunnlag. For Brannstasjonen på Orkanger konkluderer revisor med at kommunestyret i tidligere Orkdal kommune ble forelagt et svakt beslutningsgrunnlag da bygging av ny brannstasjon ble vedtatt gjennomført.

Til slutt har revisor sett på om Orkland kommune påser at bestemmelser knyttet til avtaler om lønns- og arbeidsvilkår etterleves i inngåtte kontrakter. Revisor konkluderer med at Orkland kommune i liten grad påser at bestemmelser knyttet til avtaler om lønns- og arbeidsvilkår etterleves i inngåtte kontrakter. Kommunen har et stort fokus på å bruke seriøse aktører – entreprenører og underentreprenører i kontraktinngåelsen, men et svakt fokus på om bestemmelsene faktisk etterleves.

Byggesaksbehandling

23. juni 2021
Nummer: FR1146
Kommune: Os kommune
 
Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon av tjenesteområdet byggesak i Os kommune. Temaene som er berørt er organisering, samarbeid og regeletterlevelse.
  
Gjennomgangen tyder på at byggesakseneheten er marginalt bemannet og sårbar ved fravær. Dette ses i sammenheng med overskridelser av saksbehandlingsfristene. Saksbehandlere på enheten har hatt - og har - relevant kompetanse for sin byggesaksbehandling.  
 
Samarbeidet byggesaksenheten har med landbrukskontoret, oppfattes som bedre enn samarbeidet mellom byggesaksenheten og nasjonalparkstyret i Forollhogna. Et felles forbedringspunkt i begge samarbeid er større innsikt i hverandres ansvar, roller og utfordringer.
 
Revisors vurdering er at søkerne får informasjon om mangler ved sine søknader uten ugrunnet opphold. Søkerne vi har spurt er imidlertid delt i sin oppfatning av hvorvidt kommunen har gitt god veiledning ved mangelfulle søknader. 
I de saker som revisor har gjennomgått, er det konkludert med at behandling av forhold tilknyttet infrastruktur og dispensasjoner, er vurdert korrekt opp mot plan- og bygningsloven.

Byggesaksbehandling

11. juni 2021
Nummer: FR1137
Kommune: Bindal kommune
 

Formålet med denne forvaltningsrevisjon har vært å undersøke årsakene til at kommunen har hatt en økning i saksbehandlingstidene, samt gjennomgå regeletterlevelse av plan- og bygningsloven når det kommer til dispensasjonspraksis, tilsyn og ulovlighetsoppfølging.  

Revisors oppfatning er at årsakene til økninger i saksbehandlingstidene er permisjoner og sykemeldinger ved enheten, dette kombinert med at kommunen ikke har hatt erstattere ved fravær. Kommunen har satt inn tiltak for å rette opp i dette, noe som ut fra den nyeste statistikken over saksbehandlingstiden ser ut til å ha hatt god effekt.  

Revisor har konkludert med at kommunens dispensasjonspraksis i hovedsak er i tråd med utvalgte kriterier i regelverket, men at det er rom for forbedring knyttet til områdene grunngitte søknader, samtykke fra grunneiere og enkelte forhold ved begrunnelsene i vedtak.  

Det konkluderes videre med at kommunen ikke har en tilsynspraksis i tråd med regelverket, og at det i gjennomgangen av en sak om ulovlighetsoppfølging kunne vært gitt tydeligere hjemmelshenvisninger.  

Dampsaga Bad

27. mai 2021
Nummer: SK124
Kommune: Steinkjer kommune
 

Revisjon Midt-Norge har gjennomført en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Dampsaga Bad AS i Steinkjer kommune.

Følgende problemstillinger blir besvart i rapporten:

  • Utøves eierskapet i Dampsaga Bad AS i tråd med egne prinsipper, selskapslovgivningen og etablerte normer for god eierstyring?
  • Har Dampsaga Bad AS etablert tilfredsstillende system for ansettelse av daglig leder?
  • Hvordan var prosessen rundt forliksavtalene inngått av Dampsaga Bad AS?

Revisor har gjennomført omfattende datagjennomgang og intervju. Videre er det gjennomført observasjon i bygget og sendt spørreundersøkelse til kommunestyret.

Revisor konkluderer med at eierskapet i Dampsaga Bad AS i hovedsak har blitt gjennomført i tråd med egne prinsipper, selskapslovgivningen og etablerte normer for god eierstyring. Revisor har noen forslag til forbedringer.

Revisor har undersøkt ansettelsen av daglige ledere i 2015 og 2018, og konkluderer med at ansettelsene var i henhold til regelverket.

Videre har revisor undersøkt forhold rundt byggetrinn tre, som foregikk i perioden 2012-2015. Omfattende materiale er gjennomgått, og det presenteres informasjon fra prosjekteringen, gjennomføringen av byggeprosjektet og etterfølgende prosesser med reklamasjoner og forliksavtaler. Revisor konkluderer med at forliksavtalene ble inngått av bemyndiget person.

Klettkrysset

19. mai 2021
Nummer: Notat - FR1125
Kommune: Trøndelag Fylkeskommune
 

Miljøpakkeprosjektet om Klettkrysset er dokumentert i et eget notat. Problemstillingene som er behandlet er en beskrivelse av hva som skjedde i prosjektet og vurderinger om hvorfor det ble slik og hvem som har ansvaret. Problemstillingene er knyttet til krysset mellom E39 og Rv707, som ble en rundkjøring i stedet for et planfritt kryss, som opprinnelig planlagt. Utfordringene med den ferdige løsningen viste seg raskt etter åpning av veien, hvor liten kapasitet i rundkjøringen førte til tilbakeblokkering på E6 sørover hvor fartsgrensa er 100 kilometer i timen.

Miljøpakken

19. mai 2021
Nummer: FR 1125
Kommune: Trøndelag Fylkeskommune
 
Forvaltningsrevisjonen av Miljøpakken har sett på hvordan Miljøpakken er organisert, styrt og driftet. Miljøpakken er opprinnelig et samarbeid mellom Trøndelag fylkeskommune, Trondheim kommune og Statens vegvesen. Den første Miljøpakken startet i 2008 og i Miljøpakkens trinn tre, utvides innkrevingsperioden for bompenger til 2029. I 2019 ble Byvekstavtalen signert som en del av Miljøpakken, og Stjørdal, Malvik og Melhus kommuner ble med i Miljøpakkesamarbeidet. Fylkeskommunes styringsmuligheter er gjennom de formelle styringsorganene i Miljøpakken samt deltakelse i forhandlinger av samarbeidsavtaler.

 

Forvaltningsrevisjonen omhandler økonomiske forhold ved Miljøpakken slik som budsjettering, felleskostnader, økonomistyring og porteføljestyring. En av utfordringene har vært å ha tilstrekkelig med realiserbare prosjekter i forhold til de midlene Miljøpakken har rådd over. I tillegg er det slik at det er knyttet ulike forpliktelser til ulike finansieringskilder og den totale bruken av midlene. Rapportering er også behandlet i forvaltningsrevisjonen og om fylkeskommunens deltakelse i Miljøpakken har vært med å bidra til å nå fylkeskommunens samferdselsmål.

Budsjettprosess og budsjettoppfølging

27. april 2021
Nummer: FR 1142
Kommune: Alvdal kommune
 

Undersøkelsens formål var å finne ut om Alvdal kommune har en budsjettprosess og budsjettoppfølging som sikrer god styring og kontroll både for det administrative og det politiske nivået.

Vi har konkludert med at prosessen rundt årsbudsjettet legger godt til rette for fullstendig og realistisk budsjettering. Arbeidet med å få realistiske økonomiplaner kan etter vår mening forbedres. Vi sakner en konkretisering av hvordan annet kommunalt planverk blir reflektert, og mener at utviklingen i tjenestebehovet bør underbygges bedre gjennom bruk av demografiske data.

De viktigste systemene for å sikre budsjettoverholdelse er etter vår mening på plass, men vi vil anbefale kommunen å formalisere enhetsledernes ansvar bedre. Undersøkelsen var basert på situasjonen i 2020, etter at det ble iverksatt særskilte tiltak med budsjettstyringen for Tjenesten for funksjonshemmede. Etter vår mening burde disse tiltakene vært igangsatt tidligere. 

Budsjettet er et av de viktigste verktøyet for at kommunestyret skal kunne utøve politisk styring og kontroll. I en spørreundersøkelse ble kommunestyrets medlemmer spurt om beslutningsgrunnlaget lever opp til dette formålet. Svarene var gjennomgående positive, men undersøkelsen ble skjemmet av lav svarprosent og skjevheter i utvalget. Kommunen har ikke fastsette finansielle måltall slik kommuneloven stiller krav om. Vi har også anbefalt kommunen å etablere mer konkrete og overprøvbare mål for enhetenes virksomhet, og å beskrive rollefordelingen mellom kommunedirektøren og politisk nivå i et stående reglement.    

Boligsosialt arbeid

27. april 2021
Nummer: FR 1145
Kommune: Hitra kommune
 

Rapporten tar for seg utvalgte tema innen kommunens boligsosiale arbeid. Vi har undersøkt hvordan bostøtte- og Startlånsordningen håndteres, og om kommunen differensierer tilbudet av utleieboliger etter behovene. I tillegg har et pågående prosjekt for utleieboliger til unge funksjonshemmede blitt satt under lupen.

Kommunene skal bidra til at bostøtteordningen kommer målgruppen til gode gjennom informasjon, veiledning og samordning av den offentlige innsatsen. Vi har konkludert med at kommunen ivaretar disse oppgavene på en god måte.

Etter vår mening har kommunen på plass de viktigste forutsetningene for at søknader om Startlån skal bli korrekt behandlet. Også forvaltningen av utlånte midler er etter vår mening underlagt god nok internkontroll. Tapsutsatte utlån utgjør ganske store beløp, men vi har inntrykk av at kommunen er bevisst på hvor viktig det er med tett oppfølging.

Kommunens boligsosiale plan gikk ut på dato i 2014. Til tross for at en ny ble bestilt av kommunestyret i 2016, har ikke en ny kommet på plass enda. Vi finner dette kritikkverdig, men har merket oss at arbeidet nå er igangsatt. I fraværet av en boligsosial plan har ikke behovene for utleieboliger blitt tilstrekkelig kartlagt og systematisert. Kommunen mangler dermed grunnlag for å differensiere boligtilbudet i tråd med etterspørselen. Vi har anbefalt kommunen å sørge for at en boligsosial handlingsplan blir rullert med faste intervall, og at oppnådde resultat blir evaluert.

Fremdriften for Ungbo-prosjektet fremstår som kritikkverdig, men vi mener at administrasjonens saksbehandling og oppfølging av politiske vedtak i det alt vesentlige har vært tilfredsstillende.

Eiendomsforvaltning

12. april 2021
Nummer: FR 1148
Kommune: Holtålen kommune
 

Kommunen har et fungerende system for vedlikehold av bygninger. Det er likevel enkelte mindre mangler innen rutiner for styring av vedlikeholdsressursen.

Det gjøres kostnads- og nyttevurderinger knyttet til kommunens besittelse av ulike bygninger. Vurderingene skjer likevel uformelt, og ikke på en måte som sikrer sporbarhet og som sikrer deltagelse av de ulike partene som berøres av utfallet av slike vurderinger.  ​​​

Antall kvadratmeter formålsbygg pr innbygger er høyere i Holtålen enn i sammenlignbare kommuner, og årsaken til dette er demografiske endringer (synkende folketall) i kommunen og et naturlig etterslep i tilpasning av bygningsmassen.   

Utgiftene til vedlikehold pr kvadratmeter i kommunen er markant lavere enn i sammenlignbare kommuner og landsgjennomsnittet. 

Kommuneadministrasjonen følger stort sett de føringer innen eiendomsforvaltning som er vedtatt i kommunestyre og formannskap. Enkelte vedtak angående riving av bygningsmasse er imidlertid ikke fulgt opp, grunnet avveininger knyttet til investeringskostnader kontra driftskostnader.»

Barnevern

26. mars 2021
Nummer: FR 1090
Kommune: Malvik kommune

 

Revisjon Midt-Norge har gjennomført en forvaltningsrevisjon om barnevern i Malvik kommune.

Følgende problemstillinger blir besvart i rapporten:

1. Er internkontrollen dokumentert og er dokumentasjonen oppdatert og tilgjengelig?

2. Har barneverntjenesten ressurser tilpasset deres arbeids- og ansvarsoppgaver?

  •               Budsjettrammer

  •               Bemanning

  •               Kompetanse

3. Følger barneverntjenesten opp barn, biologiske foreldre og fosterforeldre etter omsorgsovertakelse?

Revisor konkluderer med at internkontrollen er dokumentert og tilgjengelig for de ansatte. Videre konkluderer revisor med at barnevernstjenesten sørger for de bevilgninger som er nødvendige for at barneverntjenesten kan yte tjenester og tiltak som pålagt i loven. Tjenesten har tilstrekkelig bemanning til å ivareta lovkrav, men det kan bli kritisk ved uplanlagt fravær. Barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse. Avslutningsvis konkluderer revisor med at barn, biologiske foreldre og fosterforeldre blir fulgt opp etter en omsorgsovertakelse. Revisor har avdekket noen svakheter, og anbefalingen er at kommunen har fokus på de avdekkede svakhetene.

Medikamenthåndtering

18. mars 2021
Nummer: FR 1134
Kommune: Sømna kommune
 

Revisor har gjennom intervju, dokumentgjennomgang og observasjon undersøkt om Sømna kommune følger faglige anbefalinger når det kommer til medikamenthåndtering. Revisor finner at kommunen følger faglige anbefalinger når det kommer til følgende punkter:

  • Låsbar oppbevaring av medisiner
  • System for kassering av legemidler
  • Tilgjengelighet av håndvask
  • Dobbeltkontroll ved opplegg av dosett
  • Tilgjengelig dokumentasjon ved utdeling av medikamenter
  • Føring av narkotikaregnskap for A- og B-preparater

 

Revisor finner at kommunen på følgende punkter ikke følger faglige anbefalinger:

  • Størrelse på medisinrom (hjemmesykepleie)
  • Rengjøring av medisindosetter
  • Oppbevaring av A-preparater adskilt fra andre legemidler
  • Kontroll av beholdningen av A- og B-preparater
  • Unntak fra ordinering gjort til enkeltpasienter gjøres ikke etter fastsatt rutine.

 

Revisor anbefaler at Sømna kommune:

  • Gjennomfører systematisk kontroll med beholdningen av A- og B-preparater
  • Sikrer renhold av dosetter og medisinrom
  • Sikrer at praksis for utlån av medikamenter ved akutte behov er i tråd med regelverket.