www.revisjonmidtnorge.no

Sømna kommune

Transparens og saksbehandling

Revisjon Midt-Norge SA har gjennomført en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling og transparens i Sømna kommune, bestilt av Sømna kontrollutvalg. Revisor undersøker om kommunen sikrer transparens i sin virksomhet og om kommunen sikrer tilfredsstillende saksbehandling på utvalgte områder.

 Den første problemstillingen er: Sikrer kommunen transparens i sin virksomhet? Revisor konkluderer at kommunen til en viss grad sikrer transparens i sin virksomhet. Det er en utfordring at postjournalen verken er komplett eller oppdatert. Når det ikke er samkjørte systemer og oppgaver må gjøres manuelt, er det en risiko for at ikke alle postjournalverdige dokumenter havner i postlisten. Politiske saker er ikke lagt ut på en slik måte at man lett kan søke i disse. Revisor vurderer at kommunen ikke fullt ut ivaretar offentlighetsprinsippet for postlister og politiske dokumenter. Revisor har ikke holdepunkter for å si at kommunen ikke ivaretar kommunelovens bestemmelser om møteåpenhet.

 Den andre problemstillingen er: Sikrer kommunen tilfredsstillende saksbehandling på utvalgte områder? Her konkluderer revisor med at det til en viss grad er sikret tilfredsstillende saksbehandling på utvalgte områder. Revisor vurderer at kommunen har etablert og etterlever rutiner for å sikre riktig behandling av saker innen skole og pleie og omsorg. Det er en svakhet at de ulike delene av kommunen benytter ulike systemer som ikke snakker sammen. Revisor har ingen data som tilsier at kommunen mangler kompetanse eller ressurser til å gjennomføre tilfredsstillende saksbehandling innen disse områdene, men det kan virke som at rekruttering av arkivleder vil styrke kommunen på flere vis. Det er et forbedringspotensial i å sikre at saker er godt nok opplyst og at dette begrunnes skriftlig. Selv om saksbehandler kjenner saken godt er det viktig at sakene kan leses og forstås av andre. Det er ikke lagt til rette for elektronisk kommunikasjon mellom kommunen og innbyggerne, noe som revisor vurderer å være en svakhet.

 Revisor har fem anbefalinger til kommunen.

 

Rapporten finner du her